Assistant.e d'administration

114 Candidature(s)

Tâches principales

Accueil téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
Trier et enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques, gérer les amendes (contestation, affectation, paiement, …),
Gérer de la facturation : saisie des factures, rapprochement bancaire, suivi des paiements,
Gérer des contrats : recensement, mise à jour, archivage, …
Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
Gérer la flotte : suivi du cycle de vie des véhicules (achat, exploitation, vente), suivre l’état des véhicules et s’assurer de la conformité (contrôle technique, …)
Gestion des ressources humaines : suivi de l’activité des salariés et assistance à l’élaboration des fiches de paie
Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)

Compétences requises (soft skills) :

Parler couramment le français, un bon anglais serait un plus
Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Mail a minima
Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les collaborateurs et se rendre disponible pour eux
Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise, répondre aux demandes de renseignements des clients, des fournisseurs et des partenaires
Le sens de l’organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d’erreurs
La capacité à travailler en équipe
La capacité à traiter plusieurs sujets en même temps
La réactivité et l’adaptabilité, pour s’adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions

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