Assistant.e d'administration

Tâches principales

• Accueil téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
• Trier et enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques, gérer les amendes (contestation, affectation, paiement, …), 
• Gérer de la facturation : saisie des factures, rapprochement bancaire, suivi des paiements,
• Gérer des contrats : recensement, mise à jour, archivage, …
• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
• Gérer la flotte : suivi du cycle de vie des véhicules (achat, exploitation, vente), suivre l’état des véhicules et s’assurer de la conformité (contrôle technique, …)
• Gestion des ressources humaines : suivi de l’activité des salariés et assistance à l’élaboration des fiches de paie
• Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
• Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)     

Compétences requises (soft skills) : 

• Parler couramment le français, un bon anglais serait un plus
• Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Mail a minima
• Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les collaborateurs et se rendre disponible pour eux
• Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise, répondre aux demandes de renseignements des clients, des fournisseurs et des partenaires
• Le sens de l’organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d’erreurs
• La capacité à travailler en équipe
• La capacité à traiter plusieurs sujets en même temps
• La réactivité et l’adaptabilité, pour s’adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
• La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions

Informations

Advantages

Use of a mobile phone, a microcomputer outside working hours

Provision of subscriptions (telephone, internet)

Requirements

Skills:

COMMUNICATION COMPTABILITÉ Gestion Administrative